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CLAVES DEL ÉXITO PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS SOCIALES

Actualizado: mar 16

Solo quien ha tenido a cago la tensión que puede generar la organización de eventos, puede entender la responsabilidad que existe detrás de cada uno.

Es importante que sepas que no estás solo en el mundo y que encargarte de un evento no tiene porque ser la tarea más desgastante de tu trabajo o la actividad más compleja con tu familia.


Te vamos a dar unos tips que te ayudarán a descargar ese estrés que no te deja concentrarte en lo realmente importante. Así que, alístate para recibir información increíblemente valiosa para la organización de eventos.

Lo primero que debes tener en cuenta es que un evento básicamente es un proyecto, tienes un objetivo principal que cumplir, el cual es la celebración o conmemoración de una fecha o suceso muy importante para ti y varias de las personas que asistirán a la celebración.

Este proyecto debe tener un alcance, debes definir desde el inicio algunos puntos como por ejemplo la cantidad de edades de los asistentes, si tienen requerimientos especiales de gustos o salud, la fecha, el horario y el lugar, con base en esto podrás pasar a planear las actividades que vas a desarrollar en tu evento y enseguida revisar el siguiente punto que es absolutamente vital.


Debes saber que pare cumplir con el objetivo de tu proyecto necesitas contar con algunos recursos y aquí si que es muy importante que tengas en cuenta la “disponibilidad” de los mismos (¿con qué cuentas?), para no sobredimensionarte en la ejecución, recuerda que el desperdicio en nada es saludable y mucho más ahora mismo que estamos teniendo tantos problemas por el calentamiento global, no hay justificación para el desperdicio de recursos.


Asegúrate de planear muy bien tus actividades, puedes hacer un “minuto a minuto del evento”, esta es una herramienta que te dice qué pasará a lo largo del tiempo, esta guía te ayudará enormemente para saber que las cosas se van ejecutando como las tienes planeadas y que el tiempo te permitirá hacer todo lo que te has propuesto.



Cuando hayas definido tu objetivo, planeado el desarrollo del evento y tengas claro con que recursos cuentas, vas a saber que tienes una lista de requerimientos por satisfacer, estos requerimientos van orientados o alineados con los tres componentes básicos de un evento.


1. EL lugar donde se realizará el evento con su respectiva decoración y personal logístico.


2. La alimentación que ofrecerás a tus invitados, teniendo en cuenta siempre su presentación (la comida debe ser deliciosa y muy agradable a la vista) y el personal logístico que la servirá, no olvides que cada detalle cuenta.


3. Las actividades que se desarrollarán durante el evento, sean recreativas, agenda académica, palabras de algunas personas, etc. Lo importante es que todas tengan un espacio de tiempo previamente definido y una ejecución oportuna de acuerdo con la planeación.


Es recomendable que analices diferentes opciones para atender tus requerimientos, busca y compara siempre analizando el BENEFICIO/COSTO, no te inclines por lo más económico ni por lo más costoso (esto tampoco es garantía para que salga bien), inclínate por la solución más pertinente para tu necesidad, no olvides que la calidad no es negociable y que solo tienes una oportunidad para que el evento sea un éxito.

Si contratas proveedores, asegúrate de ver su trabajo previo, puede pasar que lo que necesitas no lo hayan hecho antes exactamente, sin embargo, revisar la calidad de sus trabajos anteriores, te permitirá saber si ese proveedor es igual de responsable y comprometido a ti con tu proyecto.


Durante el evento asegúrate de que el “minuto a minuto” se desarrolle muy oportunamente, es normal que exista alguna variación en el tiempo por razones atribuibles a tu público, a tus recursos propios o a los proveedores, incluso por causas de fuerza mayor, sin embargo, debes mantenerte firme en buscar que el cronograma se nivele lo antes posible y se puedan ejecutar las actividades que has planeado de manera muy cercana a lo que visualizaste en el inicio.


Mantente muy alerta a las situaciones indeseadas, con el fin de que se puedan corregir oportunamente y sobre todo observa a tus invitados, ellos con sus acciones te mostrarán sus necesidades y tendrás la oportunidad de aprender para mejorar mucho para la próxima vez, este es un proceso continuo que siempre podrá evolucionar.


Finalmente, saca tiempo para alimentarte, para disfrutar del evento, encuentra apoyo en una o varias personas que puedan estar pendientes de algunos temas, de esta manera podrás hacerles preguntas claves para que puedas cumplir con el objetivo, pero no parecerás un maratonista corriendo de lado a lado de la locación. Asegúrate de charlar con todas las personas que puedas, pregúntales como se han sentido, genera momentos de cercanía, los aistentes apreciarán tu esfuerzo y sabrán reconocerlo.




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